Miten pk-yritys valitsee oikean laskutusohjelman?

Laskutuksen sähköistäminen nopeuttaa pk-yrittäjän rutiinitöitä ja vähentää käsityön määrää. Markkinoilla on tarjolla useita erilaisia laskutusohjelmia, joista yrittäjä voi valita omaan käyttöönsä sopivan. Valinnan tekemisessä tuttavien suosittelulla on suuri rooli.

Pk-yrityksen laskutuksen sähköistäminen säästää yrittäjältä aikaa ja vaivaa. Laskutusohjelman avulla pystyy näppärästi ylläpitämään asiakas- ja tuoterekistereitä, sekä esimerkiksi saamaan laskuille valmiin lomakepohjan.
- Yleensä laskutusohjelmissa suurin osa tiedoista, esimerkiksi eräpäivä ja viitenumerot, tulee automaattisesti ohjelman asetuksista, jolloin niitä ei tarvitse lisätä lomakkeelle itse. Laskutustiedot myös kirjautuvat ohjelmaan talteen, ja vanhojen laskujen pohjalta voi tehdä uuden, kertoo pk-sektorin tarvitsemiin it-sovelluksiin erikoistuneen Isolta Oy:n myyntipäällikkö Reino Meriläinen.
- Jos laskut tekee esimerkiksi excelillä, viitenumeroita ja muita tietoja pitäisi miettiä tarkemmin. Laskutusohjelma sen sijaan tekee ajattelutyön valmiiksi, jatkaa Isolta Oy:n toimitusjohtaja Mikko Ilomäki.

Laskutusohjelman käyttöönotto on tehty yrittäjälle helpoksi, sillä palveluntuottajilla on tarjolla sekä kokeiluversioita että kokonaan ilmaisia ohjelmia. Helpoimmillaan laskutusohjelman voi ladata ja asentaa käyttöönsä suoraan internetistä.

Ohjelma vähentää käsityötä

Laskutusohjelmat eivät ole enää itsestäänselvyys vain suurille yrityksille vaan niitä käytetään ahkerasti myös pk-sektorilla. Mikko Ilomäen arvion mukaan Excel on edelleen käytetyin ohjelma laskutuksen hoitamiseen, mutta varsinaisten laskutusohjelmien käyttö lisääntyy koko ajan. Laskutuksen sähköistämistä kannattaa harkita viimeistään siinä vaiheessa, kun laskuja pitää kirjoittaa paljon ja säännöllisesti.
- Laskutusohjelmasta on hyötyä, vaikka laskuja olisikin vain muutamia. Koska saatavilla on myös ilmaisversioita, ei ole mitään syytä olla käyttämättä laskutusohjelmaa, ellei sitten tosissaan vierasta tietokoneen käyttöä, Mikko Ilomäki sanoo.
- Tulostetut laskut ovat nyt usein jo pakollisia, käsin kirjoitettu ei enää välttämättä kelpaa. Laskutusohjelmalla saa helposti tulostettua laskun, joka näyttää tyylikkäältä.

Kun laskuja kertyy paljon, niiden maksamista pystyy kätevästi seuraamaan ohjelman avulla. Myös kirjanpidon raportointi, esimerkiksi arvonlisäveron laskenta, hoituu automaattisesti.
- Laskutusohjelman käyttö säästää yrittäjän ylimääräiseltä käsityöltä, kun kaikkea ei tarvitse enää laskea käsin, Ilomäki toteaa.

Suosittelu vaikuttaa ohjelman valintaan

Omalle yritykselle sopivaa laskutusohjelmaa valittaessa on otettava huomioon, että jatkossa saatetaan tarvita laskutuksen lisäksi muitakin sovelluksia.
- Kannattaa tarkistaa, saako tiedot siirrettyä nykyisestä ohjelmasta laajempaan ohjelmaan tai saako nykyistä ohjelmaa laajennettua helposti. Muuten voi tulla eteen sellainen tilanne, että kaikki laskut täytyy syöttää uudelleen käsin, myyntipäällikkö Reino Meriläinen neuvoo.

Mikko Ilomäen mukaan yritysten oman markkinoinnin ja mainonnan lisäksi niin sanotulla puskaradiolla on vaikutusta siihen, minkä laskutusohjelman yritys valitsee.
- Sopivan ohjelman valitsemiseen liittyy myös se, mikä kaverilla on käytössä, tai mitä netissä suositellaan. Suusta suuhun – mainostaminen on edelleen tärkeää. Jos tuttavalla on hyviä kokemuksia jostakin tietystä ohjelmasta, kynnys ottaa sama ohjelma käyttöön on pieni.

Miten sopiva laskutusohjelma löytyy?

Laskutusohjelmat toimivat samalla periaatteella, mutta niiden lisäominaisuudet voivat poiketa toisistaan. Kannattaa miettiä etukäteen, millaisia vaatimuksia omalla yrityksellä on laskutuksen sähköistämiselle. Ohjelman käytön helppous on yksi tärkeimmistä kriteereistä.
Laskutusohjelmista saa helposti tietoa käyttämällä internetin hakukoneita, esimerkiksi Googlea. Tuloksista löytyy ohjelmien kotisivuja sekä linkkejä keskustelupalstoille, joilla puhutaan laskutusohjelmista.
Palveluntarjoajien verkkosivuilta löytyy tarkat tiedot siitä, mitä ominaisuuksia ohjelmat pitävät sisällään. Sivuihin tutustumisen lisäksi voi tarvittaessa myös soittaa palveluntarjoajan asiakaspalveluun ja kysyä ohjelmasta lisätietoja.
Tuttujen kokemuksista on hyötyä. Laskutusohjelmia jo kokeilleet osaavat kertoa, millaisia ne ovat käytössä, mitkä ominaisuudet toimivat ja mitkä ei. Myös netin keskustelufoorumeista saattaa löytää hyödyllisiä kommentteja ja vertailuja.
Laskutusohjelman toimivuus oman yrityksen käytössä selviää vain kokeilemalla.
- Osa palveluntuottajista tarjoaa yrityksille testiversioita, ja markkinoilla on myös kokonaan ilmaisia ohjelmia. Kokeilu on ainoa keino, jolla voi varmistaa ohjelman soveltuvuuden omiin tarpeisiin, Reino Meriläinen sanoo.

Lähde: TiedoteDeski Finland Oy

Palaa